Una gestione documentale affidabile permette alle aziende di gestire e controllare efficacemente i propri processi amministrativi e contabili. Questo aspetto, se non curato adeguatamente, può creare non pochi problemi, interferendo con il normale svolgimento del lavoro e occupando preziosi metri quadrati di magazzino.

L’articolo 2220 del Codice Civile, riguardante la conservazione delle scritture contabili, specifica: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”