Una gestione documentale affidabile permette alle aziende di gestire e controllare efficacemente i propri processi amministrativi e contabili. Questo aspetto, se non curato adeguatamente, può creare non pochi problemi, interferendo con il normale svolgimento del lavoro e occupando preziosi metri quadrati di magazzino.
L’articolo 2220 del Codice Civile, riguardante la conservazione delle scritture contabili, specifica: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”
La conservazione dei documenti è un’attività sempre delicata. È essenziale sapere quali documenti conservare e per quanto tempo, soprattutto quando si tratta di documenti contabili, che contengono moltissime informazioni sull’attività di un’azienda.
Le autorità preposte a effettuare controlli sulla contabilità aziendale, nei limiti e nei termini previsti dalla legge, includono:
Conservare documenti significa, semplificando, creare un archivio. La gestione e la conservazione dei documenti variano in base al tipo di supporto documentale.
La gestione di un archivio cartaceo prevede la registrazione, classificazione e archiviazione di documenti in originale. Questi documenti devono essere conservati in ambienti appositi che garantiscano non solo la facile reperibilità, ma anche la loro completa protezione, affinché rimangano integri e non subiscano danni per il periodo stabilito dalla legge.
L’archiviazione dei documenti digitali implica la conservazione digitale, che va oltre il semplice salvataggio in una cartella. È necessario implementare procedure e tecnologie che garantiscano l’immediata reperibilità, l’autenticità e l’inalterabilità dei documenti. La gestione documentale è attualmente in una fase di transizione dal cartaceo al digitale, richiedendo spesso la conservazione di entrambi i formati.
Questa fase crea una conservazione ibrida, un compromesso tra documenti cartacei e digitali.
Il nostro team si propone di offrire soluzioni performanti che consentano ai clienti di razionalizzare la gestione documentale. I nostri servizi includono:
Affidarsi a un partner esperto come PLogistics permette alle aziende di concentrarsi sul loro core business, migliorando l’efficienza operativa e assicurando una gestione documentale efficace e conforme alle normative vigenti.
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